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Die Frankierzone

Als Frankierzone bezeichnet die Post den rechts oben befindlichen Teil auf Ihrem Briefumschlag. Hier werden Briefmarken oder andere Vermerke zur Frankierung platziert. In dieser Zone dürfen Sie weder Text noch Bilder oder andere kreative Elemente unterbringen. Die Frankierzone ist bei allen Formaten gleich groß und hat die Maße 74 mm x 40 mm, gemessen von der rechten oberen Ecke. Selbstredend, dass hier nur von der Post freigegebene Briefmarken oder Frankiervermerke aufgebracht werden dürfen.

Die Absenderzone

Als Absenderzone bezeichnet die Post den Bereich auf Ihrem Briefumschlag, in dem Sie Ihre eigene Anschrift hinterlegen können. Die Schriftgröße sollte hierbei zwischen 10pt und 12 pt betragen, damit eine Maschinenlesbarkeit durch die Post gewährleistet ist. Der Bereich ist nicht zwingend von Ihnen auszufüllen. Bei Fensterumschlägen ist es mittlerweile üblich seine Anschrift kleingedruckt über den Empfänger einzufügen. Sie können diesen Bereich aber auch mit grafischen Elementen wie Ihrem Logo, Ihrem Firmenaufdruck oder kleinen persönlichen Bildern ausschmücken. Sofern Sie sowohl Text als auch Bilder in diesem Bereich platzieren möchten, achten Sie bitte auf einen Abstand von Minium 10 mm, damit die Maschinen Text und Grafik eindeutig unterscheiden können. Die Höhe der Absenderzone beträgt 40 mmm, die Breite orientiert sich an dem von Ihnen gewählten Umschlagsformat abzüglich der Frankierzone.

Die Codierzone

Bestimmt haben Sie auch schon mal einen merkwürdigen Strichcode auf den Briefen in Ihrem Briefkasten entdeckt und sich gefragt was das soll. Der Bereich der Codierzone ist der Deutschen Post vorbehalten und darf in keiner Weise durch Text, Grafiken oder andere Gestaltungselemente beeinträchtigt werden. Grund hierfür ist, dass die Post in diesem Bereich einen Leitcode aufdruckt, der das maschinelle Sortieren der Briefumschläge ermöglicht. Scanner erfassen diesen apricot-farbigem Strichcode und geben die Informationen an die Sortieranlage weiter, womit eine fehlerfreie Sortierung in bestimmte Zustellbezirke gewährleistet wird. Natürlich ist dies nur möglich, wenn ein ausreichender Kontrast zur Hintergrundfarbe entsteht - achten Sie also bei der Wahl Ihrer Umschläge auf eine entsprechende Farbe. Zu dunkle Papierfarben können ein erhöhtes Porto nach sich ziehen, da diese Kuverts von Hand sortiert werden müssen. Die Codierzone hat eine Höhe von 15 mm und eine Breite 150 mm, gemessen von der unteren rechten Ecke Ihres Briefumschlags. Für die Codierzone macht die Post keine Unterschiede zwischen den verschiedenen Umschlagsformaten.

Die Lesezone

In dem Bereich der Lesezone sind nur Angaben zum Empfänger erlaubt, hier dürfen Sie weder Ihre eigene Anschrift noch abweichende Rücksendeanschriften hinterlegen (Ausnahme ist ein Fensterumschlag. Hier ist die Platzierung Ihrer persönlichen Adresse durchaus erlaubt, jedoch muss Ihre Anschrift mit maximal 8 pt, einzeilig direkt über der Zustellanschrift stehen). Die Zustelladresse muss parallel zur langen Seite des Umschlages notiert werden, damit die Sortiermaschinen das Kuvert korrekt ausrichten und die Anschrift fehlerfrei einlesen können. Die Sortiermaschine interpretiert die notierte Adresse und veranlasst den Druck einer Leitcodierung innerhalb der Codierzone, womit nachfolgende Sortiervorgänge noch effizienter erfolgen können.

Bei Briefumschlägen ohne Fenster muss die Adresse einen Mindestabstand von 15 mm zum linken Rand aufweisen. Am besten halten Sie eine sogenannte Ruhezone von 20 mm ringsum die Anschrift ein, somit können die Maschinen Text von etwaigen grafischen Elementen unterscheiden. Bei der Verwendung von Adressetiketten achten Sie bitte darauf, dass der Text einen Abstand von 3-4 mm zum Etikettenrand aufweist. Bei der Verwendung von Fensterumschlägen müssen Sie sich keine weiteren Gedanken zur Platzierung der Empfängeranschrift machen. Das Fenster ist bereits im Umschlag perfekt positioniert und hat in der Regel eine Höhe von 45 mm und eine Breite von 90 mm.

1.) Der Weg für perfekt adressierte Briefumschläge mit OpenOffice.

Nachdem Sie OpenOffice gestartet haben, öffnen Sie bitte ein neues Textdokument und klicken Sie dann in der Menüleiste auf den Reiter "Einfügen" (1). Im Anschluß öffnet sich ein lange Liste mit Änderungsmöglichkeiten für Ihr Dokument. Uns Interessiert hier lediglich der  Menüpunkt "Briefumschlag" (2) . Bitte einmal mit der linken Maustaste anklicken. Ein neues Fenster sollte sich nun öffnen und wir können damit beginnen unsere Briefumschläge wunschgemäß zu adressieren.

2.) Notieren Sie Empfänger- und Absenderadresse.

In dem nun vorliegendem Fenster "Briefumschlag" wählen Sie bitten den Reiter "Umschlag" (3). Notieren Sie im Feld "Empfänger" (4) die Anschrift des Empfängers mittels Ihrer Tastatur. Wiederholen Sie den Vorgang im Feld "Absender" (5) für Ihre eigene Anschrift. Jetzt sind die Adressen für Ihre Briefumschläge bereits erfasst und Sie können damit beginnen das Layout der Adressen und das Format Ihrer Briefumschläge zu bestimmen.

3.) Wählen Sie das richtige Format.

Die Anschriften sind bereits hinterlegt, nun geht es um den Feinschliff Ihrer Briefumschläge. Bitte klicken Sie auf den Reiter "Format" (7). Eine neue Eingabemaske wird geöffnet. Im unteren Drittel (8) wählen Sie bitte das gewünschte Format Ihrer Briefumschläge. Ein kleines Piktogramm (unten rechts) zeigt Ihnen Ihre Auswahl. Nun könnten Sie noch die Position der Empfängeradresse (9), als auch die der Absenderadresse (10) verändern. Wir empfehlen hier die Grundeinstellungen beizubehalten.

4.) Formatieren Sie die Schriftart der Adressen.

Mit einem Mausklick auf den Button "Bearb." (11), jeweils rechts neben Empfänger und Absender, wählen Sie im Pulldownfenster den Eintrag "Zeichen". Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie das Aussehen der gewünschten Schriftart verändern können. Im Bereich "Schriftart" (12) verändern Sie die Art der Schrift. Im Bereich "Schriftschnitt" (13) können Sie  den Stil verändern. Zu letzt finden Sie unter "Größe" (14) eine Möglichkeit die Größe der Schrift für Ihre Briefumschläge anzupassen. Alle Änderungen können Sie im unteren Drittel des Fensters (15) live verfolgen. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit dem Button "OK" - das Fenster schließt sich wieder.

5.) Definieren Sie die Druckoptionen.

Wechseln Sie über den Reiter "Drucker" (16) in die entsprechen Eingabemaske. Im Bereich "Umschlageinzug" (17) können Sie die Richtung bestimmen, in der Sie Ihre Briefumschläge in den Drucker einführen möchten (die aktive Auswahl ist durch einen dunklen Schatten hinterlegt). Hier hilft es ein wenig zu probieren, nicht jeder Drucker erziehlt bei allen Optionen ein perfektes Ergebnis. Vor allem bei Laserdruckern kann es bei der ein oder anderen Einstellung zur Faltenbildung auf den Briefumschlägen kommen. Mit Klick auf den Button "Einrichten" (18) öffnet sich einen weiteres Fenster (19). Hier können Sie den Drucker wählen, den Sie für Ihre Briefumschläge verwenden möchten. Über den Button "Eigenschaften" können Sie die Druckoptionen für den jeweiligen Drucker beeinflussen. Als Einzugsschacht sollten Sie die manuelle Zufuhr Ihres Druckers wählen. Die meisten Drucker verarbeiten nur eine begrenzte Papierstärke über den standard Schacht. Briefumschläge überschreiten oft diese Grenzwerte. Um Papierstau zu vermeiden sollten sie somit auf den manuellen Einzug ausweichen.

6.) Jetzt nur noch die Einstellungen bestätigen.

Bitte bestätigen Sie über den Button "OK" (20) die Einstellungen für Ihren Drucker - das Fenster "Drucker einrichten" schließt sich. Im letzten Schritt können Sie OpenOffice nun anweisen, wo Ihre Briefumschläge geöffnet werden sollen. Mit Klick auf den Button "Neues Dok." (21) wird Ihr Briefumschlag in einem neuen Dokument geöffnet. Mit Klick auf den Button "Einfügen" (21) intergriert das Programm in das bestehende Dokument.

Bevor Sie nun Ihren Briefumschlag ausdrucken, vergewissern Sie sich bitte, dass ein Briefumschlag, nach den von Ihnen vorab gewählten Druckoptionen, in Ihrem Drucker liegt.

Sie können stolz auf sich sein! Sie haben Ihrem Brief nun einen professionell adressierten Umschlag als passende Hülle erstellt. Glückwunsch!

1.) Öffnen Sie das Kontextmenü zur Adressierung.

Nachdem Sie das Programm "Microsoft Word" geöffnet haben, finden Sie in der Menüleiste den Reiter "Sendungen" (1). Klicken Sie mit der linken Maustaste darauf damit sich das entsprechende Kontextmenü "Umschläge und Etiketten" (2) öffnet. Hier klicken Sie bitten auf  "Umschläge" (2) am linken Rand Ihres Bildschirmes. Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie die Angaben für Ihre Briefumschläge eingeben.

2.) Notieren Sie Empfänger- und Absenderadresse.

Nun geben Sie bitte die Empfängeradresse (3) für Ihre Briefumschläge mittels der Tastatur ein. Alternativ können Sie auch auf die Adressen aus Ihrem Outlook-Programm zugreifen (4) indem Sie auf das Symbol für Adressbuch klicken. Wählen Sie die gewünschte Anschrift mit einem Doppel-Klick und Word übernimmt die Adresse automatisch für Ihre Briefumschläge. Im zweiten Schritt wiederholen Sie den Vorgang für die Absenderadresse (5). Auch hier haben Sie die Alternative aus Ihrem Adressbuch (6)

3.) Eingabefenster für Umschlag- und Druckoptionen öffnen.

Über den Button "Optionen" (7) öffnen Sie nun bitte ein weiteres Fenster "Umschlagoptionen".  Hier können Sie nun das Format Ihrer Briefumschläge wählen, die Schriftart oder auch die Position der Adresse ändern. In einem weiteren Reiter geben Sie die gewünschten Druckoptionen ein.

4.) Passen Sie die Optionen Ihren Wünschen an.

Im ober Bereich finden Sie eine Liste (8) mit allen gängigen Formaten für Briefumschläge. Wählen Sie hier Ihren Umschlag. Über die Button (9) "Schriftart"  können Sie die Schriftform von Empfänger- und Absenderadresse abpassen. Um die exakte Position der Anschriften auf Ihrem Briefumschlag zu bestimmt, können Sie in den Feldern (10) Änderungen vornehmen. Im Unteren Drittel des Fensters sehen Sie die aktuellen Einstellung für Ihre Briefumschläge anhand eines kleinen Piktogrammes (11).

5.) Wählen Sie die gewünschten Druckoptionen.

Wechseln Sie über den Reiter "Druckoptionen" in die entsprechen Eingabemaske. Im Bereich "Zufuhrmethode" (12) können Sie die Richtung bestimmen, in der Sie Ihre Briefumschläge in den Drucker einführen möchten (die aktive Auswahl hat einen blauen Rahmen). Hier hilft es ein wenig zu probieren, nicht jeder Drucker erziehlt bei allen Optionen ein perfektes Ergebnis. Vor allem bei Laserdruckern kann es bei der ein oder anderen Einstellung zur Faltenbildung auf den Briefumschläge kommen. Unter "Einzugsschacht" (13) bestimmen Sie von wo Ihr Drucker die Briefumschläge einzieht. Gerade bei Briefumschlägen ist es nicht sinnvoll den Standard-Schacht zu wählen, da die Grammatur von Briefumschläge oft die Grenzwerte übersteigt. Um Papierstau zu vermeiden sollten Sie auf den Mehrzweg-Einzug, bzw auf die manuelle Zuführung ausweichen. Schließen Sie das Fenster mit "OK".

6.) Kontrollieren Sie Ihre Briefumschläge und fertig zum drucken.

Zu guter Letzt überprüfen Sie noch einmal, ob alle Einstellungen für Ihre Briefumschläge korrekt waren. Unten rechts (14) zeigt Ihnen Word die aktuellen Einstellungen. Sowohl Format des Umschlages, Position der Adressen, als auch den Einzug, wie Sie Ihren Briefumschlag in den Drucker einführen möchten. Alles Richtig? Dann nur noch Ihren Umschlag entsprechend Ihren Angaben in den Drucker legen, auf den Button "Drucken" (15) klicken - den Rest übernimmt die Maschine.